„Wie viel würde er denn für die Softwarenutzung verlangen?“
„Naja so 20-30 € wahrscheinlich schon.“
„Was monatlich???“

Ich saß gerade mit einer sehr lieben Freundin von mir in der Sauna. Ich erzählte ihr über Andreas Schwarzlmüller sein Projekt – über die Software für Hochzeitsfotografen und andere Hochzeitsdienstleister. Ich war ein bisschen verwundert über ihre Reaktion, dass sie das für viel hielt. Das Gespräch brachte mich noch eine Weile zum Nachdenken. Was sind denn schon 25 € im Monat wenn es dir (Denk)arbeit und Stress abnimmt, fragte ich mich.

Doch dann erinnerte ich mich zurück an die Anfänge meiner Selbstständigkeit.
JEDER Euro tat weh. Sehr weh. Schließlich war es mein Traum von der Selbstständigkeit als Fotografin leben zu können und so sparte ich wo es nur ging, um mir mein Leben leisten zu können. Ich hatte am Anfang ja noch mehr Zeit als Geld und so konnte ich mich um alles gut selber kümmern. Doch irgendwann kommt die Zeit wo der Arbeitsaufwand, der Papierkram und die Kundenbetreuung erheblich zunimmt. Wo es wirklich anfing VIEL Arbeit zu werden und mir meine Zeit nahm. Und weniger Zeit für Fotoshootings übrigblieb.

Eines Tages besuchte ich einen Fotokurs. Dort wurde ein Programm vorgestellt, mit dem man den Kunden die Bilder über eine Online Galerie aussuchen lassen konnte. Alles automatisiert, auf jedes Fotografen-Preiskonzept passend programmiert. Eine Fotokollegin sagte zu mir, ach probiere es mal aus. Du kannst es ja kostenlos testen und wir helfen dir auch alles einzurichten. Puh, ich hatte echt Sorgen darüber alles zu automatisieren, Verantwortung aus der Hand zu geben, nicht alles kontrollieren zu können. Und dann auch noch € 3 pro Kundenauftrag oder pauschal ab € 18,- im Monat für eine Software!! Über € 200,- im Jahr. Und dann dachte ich an die Situation wie ich bis dahin meine Kunden die Bilder hab auswählen lassen:

Klar hätte ich die Kunden direkt zu einem weiteren Treffen einladen können, doch ich bevorzugte immer schon den digitalen Weg. Also erstellte ich einen Kontaktabzug wo alle Bilder mit Wasserzeichen oben waren. Diesen habe ich dann per Email mit einer Preisliste an Kunden versendet. Ich glaube, dass ich sogar Staffelpreise angeboten habe. Jedenfalls war es wirklich kompliziert für mich und für meine Kunden, dass sie wussten, was sie zu zahlen hatten. Und da geht dann natürlich so ein Ping-Pong Chat los. „Wie viel kosten XY Bilder? Und zwei weniger? Was wenn wir mehr Bilder nehmen? Was so viel? Kann man da noch was machen? Etc...“ – ganz klar, ich war ja ihre direkte Ansprechperson.

Also beschloss ich die Software zur Bildauswahl auszuprobieren. Und es nahm mir tatsächlich seeeeehr viel Arbeit ab. Die Kunden wussten durch das Warenkorbsystem, was es ihnen denn nun kosten würde und bezahlten den Preis dann auch. Der stand halt einfach da, wenn es zu viel war, entfernten sie wieder Bilder vom Warenkorb. All das kam auf € 3,- pro Kunde und auf pauschal € 18,- im Monat – egal ob ich nun Kunden hatte oder nicht. Hätte ich früher gewusst, um wieviel einfacher es mein Leben machen würde, dann hätte ich eher in so eine Software zur Arbeitserleichterung investiert.

Ich suchte also nach weiteren Softwaren die mein Leben als Fotografin erleichtern würden und meinen Kunden eine noch bessere Betreuung bieten könnten.

Schnell erkannte ich wie viel Angst ich hatte, wenn es um die Hochzeitstermine meiner Kunden ging. An Samstagen im Sommer wo ich für keine Hochzeit gebucht war, hatte ich immer ein bisschen ein komisches Bauchgefühl „Hoffentlich habe ich heute keine Hochzeit irgendwo übersehen!“. Oder eine Doppelbuchung oder was weiß ich was noch alles Schlimmes passieren kann.

So suchte ich nach einer Software, die mir bei den Terminen, bei der Übersicht und bei der Organisation half. Für große Unternehmen gibt es ja schon einige Softwaren am Markt. Aber die waren mir alle zu groß, zu technisch, zu kompliziert und zu teuer. Ich wollte etwas Maßgeschneidertes. Der deutsche Markt war noch nicht soweit. Und wo sieht man nach, wenn es bei uns etwas noch nicht gibt? Wer ist da der Vorreiter? Amerika, na klar! Und schnell wurde ich mit einer englischsprachigen Software fündig.
Ich traue mich den Namen hier jetzt gar nicht zu nennen, weil ich weiß, dass dann wieder ein paar liebe Kollegen gleich aufschreien würden – Ja wo sitzen die denn? Und sind die Datenschutzkonform? Und so weiter… Wer also gerne wissen möchte, welche Software ich benutzt habe, der kann Andreas gerne eine Email schreiben!

Nun in wie fern hat mir die Software geholfen?
Zuerst hat es sehr lange gedauert um alles einzurichten, so dass es meinen Bedürfnissen und meiner CI gerecht wurde. Ich brauchte eine gute Woche dafür. Aber ab dann hat mir das Programm wirklich viel Arbeit abgenommen. Sie hat die ganzen Emailkontakte für mich automatisch gesammelt und ich konnte meine Kundenanfragen dort sortieren und ablegen. Sehen wem ich schon geantwortet habe und wem nicht. Ich habe mir dort tolle Emailvorlagen angelegt und konnte mit nur wenigen Klicks jeden Kunden ausführlich und trotzdem persönlich antworten.

Leider stellte ich eines Tages fest, dass die Emails die ich von der Software aus versendet habe, nicht angekommen sind – und das ging scheinbar ein ganzes Monat so! Es lag daran, dass ich meinen Webhoster wechselte und im Programm vergessen habe die Daten zu ändern. Leider bekam ich nie eine Fehlermeldung oder Warnung, dass meine Emails nicht ankommen, beziehungsweise überhaupt versendet werden können. Das war sehr bitter… Trotzdem habe ich die Software weiter genutzt, denn es gab ja keine bessere Alternative.

Ich habe um die € 35,- pro Monat dafür gezahlt. Obwohl ich eigentlich immer nur um die 25% von der Software genutzt habe – der eine Teil war mir auf Englisch zu kompliziert und leider gab es auch kaum Tutorials dazu. Der andere Teil war für Deutschland & Österreich nicht konform – also zum Beispiel die Softwarefunktion für Rechnungen konnte ich nicht anwenden, und teilweise waren auch die Buttons unveränderlich auf Englisch, was keinen seriösen Eindruck erweckte. Aber was solls, mir reichten die 25% die mir mein Selbstständigen-Dasein vereinfachten.

Ich wurde regelrecht süchtig nach guten Softwarelösungen für mich als Fotografin. Terminplaner Software, Buchhaltungs Software, einem Rechnung Schreiben Programm,
Office Software & Kundenmanagement Software.

Mein einziger Wunsch für Softwares? Das Andreas es schafft früher oder später eine Mastersoftware zu generieren, wo ich möglichst viele Funktionen an einem Ort habe inklusive Rechnungs-Schreiben-Funktion. Einfach eine geniale Software für Fotografen und andere Hochzeitsdiensleister / Handwerker.

Mittlerweile gebe ich irgendwas zwischen € 100 – 200 für verschiedenste Büro Software aus.
Viel? Das ist immer relativ. Ich finde als richtiger Unternehmer sollte einem das nicht wehtun. Wenn man lernt größer zu denken, kommt alles in anderen Größen zurück. Gut, dass muss jeder selber wissen, wenn es jetzt jemand nur so ein bisschen nebenbei machen möchte, dann zahlt sich sowas vermutlich nicht aus. Oder vielleicht gerade dann, weil man es absetzen kann?

Ich erinnere mich gerne an ein Gespräch mit meinen Eltern (Steuerberater) zurück, wo es um Steuergrenzen ging. „Wie viel darf ich verdienen, so dass ich noch keine Umsatzsteuer zahlen muss?“ Die Antwort war damals irgendwas mit € 36.000,-. „ABER, nimm die Zahl nicht zu ernst! Die meisten Selbstständigen krebsen dann darunter herum, weil sie sich selbst ihre Grenzen damit setzten! Sei froh wenn du Steuern zahlen darfst und sie nicht zurück bekommst! Setzt dir nicht selber deine Grenze!“.

Um noch einmal auf die Sauna-Situation am Anfang zurück zu kommen? € 20-30 pro Monat? – JA. Ja, für mehr Zeit, weniger Sorgen, bessere Organisation und Kundenbetreuung.

Warum schreibe ich diesen Blogbeitrag überhaupt? Werde ich gesponsert dafür? Nein ich möchte einfach mehr Bewusstsein für Office Softwaren machen. Mir haben sie mein Leben erleichtert, die Investitionen waren es für mich Wert.

Bei Investitionen kommt es doch immer darauf an, was es einem zurückgibt – an Zeit, Energie und Geld. Unsere Ressourcen sind einfach begrenzt und ich verwende meine Energie lieber darauf, mein Bestes bei Kundenshootings zu geben, denn da liegt meine absolute Stärke und Leidenschaft.

In diesem Sinne – setzt dir nicht selbst deine Grenzen und verwende deine Energie darauf wo du am Besten bist!